Der neue Lohnzettel L16: FAQ-Sammlung des BMF und Praxisfragen

Die Neuversion des Jahreslohnzettels L16 (für Zeiträume ab 01.01.2026) enthält eine Reihe zusätzlicher Datenfelder, die teilweise Fragen aufwerfen. Das um Klärung bemühte Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat kürzlich eine Fragen-Antworten-Sammlung (FAQ) veröffentlicht, in der ausgewählte praxisrelevante Themen (wie etwa Sachbezüge und steuerfreie Abzüge) behandelt werden. Die Ausführungen des BMF sind insbesondere für Lohnsoftwarehäuser, Programmierer/innen und Personalverrechner/innen von Interesse. Auch wenn diese FAQ`s bei Weitem noch nicht alle Zweifelsfragen ausräumen, stellen sie doch einen ersten Schritt zur Präzisierung des neuen Lohnzettels (L16) dar.

Erweiterung der L16-Version für 2026
Bevor in diesem Beitrag auf ausgewählte Schwerpunkte der BMF-Information und ihre Auswirkungen für die Personalverrechnung eingegangen wird, erfolgt zunächst eine zusammenfassende Übersicht über die neu eingeführten (bzw. stärker aufgegliederten) Felder.

1. Überblick: Neue Datenfelder am L16

• Angabe der betragsmäßigen Sachbezugswerte, die in den Bruttobezügen der Kennzahl 210 enthalten sind (jeweils in einem eigenen Feld):
  - Sachbezüge Kfz,
  - Sachbezüge Wohnraum,
  - sonstige Sachbezüge.
• Getrennte Anführung der steuerfreien Bezüge nach § 68 EStG (Kennzahl 215):
  - Bezüge gemäß § 68 Abs. 1 EStG,
  - Bezüge gemäß § 68 Abs. 2 EStG.
• Detaillierte Aufgliederung in der Kolonne „Übrige Abzüge“:
  Es sind jeweils gesondert die betraglichen Werte der folgenden steuerfreien Leistungen auszuweisen:
  - Beiträge zur Zukunftssicherung (§ 3 Abs. 1 Z. 15 lit. a EStG),
  - Mitarbeiterkapitalbeteiligung (§ 3 Abs. 1 Z. 15 lit. b EStG),
  - Mitarbeiterbeteiligungsstiftung (§ 3 Abs. 1 Z. 15 lit. c und d EStG),
  - Zuschüsse zu Carsharing (§ 3 Abs. 1 Z. 16d EStG),
  - Essensgutscheine (§ 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG),
  - Mitarbeiterrabatte (§ 3 Abs. 1 Z. 21 EStG).

Ergänzende Anmerkung:

Hinsichtlich der steuerfreien Essensgutscheine (§ 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG) ist für Zeiträume ab 01.01.2026 – korrespondierend zur L16-Erweiterung – auch eine Erfassung am Lohnkonto vorgesehen (§ 2 Abs. 1 Z. 1 Lohnkontenverordnung).

Betreffend Sachbezug Kfz sind anzugeben:

• Prozentsatz, der für die Sachbezugsberechnung maßgeblich ist: 0 %, 1,5 %, 2 % oder ein Durchschnittsprozentsatz (bei Poolfahrzeugen); im Falle der Anwendbarkeit des halben Sachbezugs (im Jahresschnitt maximal 500 Privatkilometer monatlich) ist jeweils das korrespondierende Feld für den vollen Prozentsatz heranzuziehen;
• Anschaffungskosten Kfz zum 31.12.: Hier sind die der Sachbezugsberechnung zugrunde liegenden Anschaffungskosten (inklusive USt und NoVA) anzuführen, und zwar für jenes Fahrzeug, das dem/der Arbeitnehmer/in am Stichtag 31. Dezember zur privaten Nutzung überlassen ist.
• Separate Angabe von „Kostenersatz Aufladen E-Kfz“ und „Anschaffung einer Ladeeinrichtung“ (bisher gab es ein gemeinsames Feld).

2. Fragen-Antworten-Sammlung des BMF zum L16 für 2026

Nachfolgend werden jene Fragen samt den dazu ergangenen Antworten des BMF in komprimierter Form wiedergegeben, die für die Praxis der Lohnprogrammierung und Personalverrechnung von besonderer Bedeutung sind.

Bruttobezüge gemäß § 25 EStG

▪ Frage: Müssen in der neuen Vorkolonne zu Kennzahl 210 im Feld „darin enthaltene sonstige Sachbezüge“ auch jene Sachbezüge aufsummiert enthalten sein, die später über die Kennzahl 243 wieder als steuerfrei ausgeschieden werden?
Antwort: Nein, im Feld „darin enthaltene sonstige Sachbezüge“ in der Vorkolonne zu Kennzahl 210 sind nur sonstige steuerpflichtige Sachbezüge zu erfassen.

Übrige Abzüge (Aufgliederung des Betrages in Kennzahl 243)

▪ Frage: Sind hier auch jene Vorteile (z.B. Gutscheine bei Betriebsveranstaltungen) anzuführen, die über die Freibeträge hinausgehen?
Antwort: Nein, es sind nur steuerfreie Abzüge anzugeben. Die in der Aufgliederung der übrigen Abzüge angegebenen Beträge müssen in Summe den Betrag der Kennzahl 243 ergeben.

▪ Frage: Müssen am L16 betragliche Werte als „Gutscheine für Mahlzeiten (§ 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG)“ auch dann eingetragen werden, wenn es eine betriebliche Kantine gibt?
Antwort: Nein, freie oder verbilligte Mahlzeiten, die der/die Arbeitgeber/in an nicht in seinen/ihren Haushalt aufgenommene Arbeitnehmer/innen zur Verköstigung am Arbeitsplatz freiwillig gewährt (§ 3 Abs. 1 Z. 17 lit. a EStG) sind nicht anzugeben.

Sachbezug Kfz

▪ Frage: Wann ist als Prozentsatz der Durchschnittswert (Sachbezug Kfz) anzukreuzen?
Antwort: Ein Durchschnittswert ist nur anzukreuzen, wenn Arbeitnehmer/innen gemäß § 4 Abs. 6a der Sachbezugswerteverordnung abwechselnd verschiedene arbeitgebereigene Kraftfahrzeuge verwenden (Poolfahrzeuge).

▪ Frage: Welche Anschaffungskosten Kfz zum 31.12. sind bei Fahrzeugpools anzugeben, wenn dem/der jeweilige/n Arbeitnehmer/in kein konkretes Fahrzeug exklusiv zugewiesen ist?
Antwort: Es sind die durchschnittlichen Anschaffungskosten (inkl. USt und NoVA) aller Poolfahrzeuge anzugeben.

▪ Frage: Für den halben Kfz-Sachbezug bzw. den kilometerabhängigen „Mini-Sachbezug“ stehen keine Felder zur Verfügung. Wo und wie gibt man diese an?
Antwort: Es ist keine gesonderte Angabe erforderlich, es ist der angewendete Prozentsatz, die Anzahl der Kalendermonate, die Anschaffungskosten zum 31.12. sowie der Sachbezugswert bei den Bruttobezügen (Kz 210, Feld „darin enthaltene Sachbezüge Kfz“) anzugeben.

▪ Frage: Welcher Prozentsatz ist im Falle eines unterjährigen Kfz-Wechsels des/der Arbeitnehmers/in anzugeben, wenn unterschiedliche Prozentsätze zur Anwendung kamen?
Antwort: Es besteht die Möglichkeit mehrere Prozentsätze anzukreuzen (z.B. bei einem unterjährigen Wechsel auf ein Elektrofahrzeug, sind 1,5 % bzw. 2 % und 0 % anzukreuzen).

▪ Frage: Müssen die Anschaffungskosten für das Kfz auch dann angegeben werden (L16 plus Lohnkonto), wenn es sich um ein emissionsfreies Kraftfahrzeug handelt?
Antwort: Ja, die Anschaffungskosten sind anzugeben.

▪ Frage: Sind nur Anschaffungskosten von Kraftfahrzeugen anzugeben, die dem Arbeitnehmer zum 31.12. zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen?
Antwort: Ja, wenn das Dienstverhältnis während des Kalenderjahres beendet wird oder das arbeitgebereigene Kfz zurückgegeben wird, dann ist zwar der angewendete Prozentsatz, die Anzahl der Kalendermonate, sowie der Sachbezugswert bei den Bruttobezügen (Kz 210, Feld „darin enthaltene Sachbezüge Kfz“) anzugeben, nicht jedoch die Anschaffungskosten, da zum 31.12. kein Kfz zur privaten Nutzung überlassen ist.

▪ Frage: Wie sind die Anschaffungskosten Kfz zum 31.12. anzugeben, wenn der Arbeitnehmer einen Kostenbeitrag leistet?
Antwort: Die Anschaffungskosten sind ungedeckelt (inklusive USt und NoVA) anzugeben, dabei ist der Kostenbeitrag nicht abzuziehen.

▪ Frage: Welche Ladekosten sind unter „Kostenersatz Aufladen E-Kfz“ anzugeben?
Antwort: Es ist jeder Kostenersatz anzugeben, den der/die Arbeitnehmer/in für das Aufladen an öffentlichen Ladestationen (§ 4c Abs. 1 Z. 2 lit. a der Sachbezugswerteverordnung) oder an nicht öffentlichen Ladestationen (§ 4c Abs. 1 Z. 2 lit. b der Sachbezugswerteverordnung) erhält. Nicht anzugeben sind hingegen direkte Kostenübernahmen durch den/die Arbeitgeber/in.

▪ Frage: Sind auch Ladekabel, die es ermöglichen, die Lademenge zum E-Kfz zuzuordnen, unter „Anschaffung einer Ladeeinrichtung“ anzugeben, selbst wenn diese Kabel im Eigentum des/der Arbeitgebers/in bleiben und von dem/der Arbeitnehmer/in bei Rückgabe des E-Kfz zurückzugeben sind?
Antwort: Ja, auch derartige Ladekabel stellen eine Ladeeinrichtung nach § 4c Abs. 1 Z. 3 Sachbezugswerteverordnung dar, die der/die Arbeitgeber/in für den/die Arbeitnehmer/in zum Aufladen des arbeitgebereigenen Kfz anschafft, und die Kosten sind daher anzugeben.

3. Auswirkungen in der Abrechnungspraxis

Während ein Teil der Erweiterungen des L16 als reines „Schnittstellenthema“ primär in den Zuständigkeitsbereich der Lohnsoftwarehersteller fällt (etwa die automatische Übernahme der am Lohnkonto erfassten Sachbezugswerte in die neuen Datenfelder der Kennzahl 210 oder die getrennte Ausweisung der steuerfreien Bezüge gemäß § 68 Abs. 1 und Abs. 2 EStG), sind mit einzelnen der neuen Pflichtangaben durchaus organisatorische Herausforderungen für die Personalverrechnung verbunden. Dies gilt insbesondere für die steuerfreien Essensgutscheine, auf die im Folgenden näher eingegangen wird.

Abwicklungshürden bei Essensgutscheinen

Die steuerrechtlichen Bestimmungen zu Essensgutscheinen bleiben inhaltlich unverändert: Restaurantgutscheine sind pro Arbeitnehmer/in bis zu einem Betrag von € 8,00 pro Arbeitstag steuerfrei, Lebensmittelgutscheine bis zu € 2,00 pro Arbeitstag (§ 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG). Neu ist jedoch, dass steuerfreie Essensgutscheine für Zeiträume ab 01.01.2026 betragsmäßig am Lohnkonto anzugeben (§ 2 Abs. 1 Z. 1 Lohnkontenverordnung) und auch am Jahreslohnzettel (L16) gesondert auszuweisen sind (in der Kolonne „Übrige Abzüge“).

▪ Für die Erfassung bedarf es einer entsprechenden Lohnart (bloßer Informationszweck, ohne Auszahlungswirkung). Es ist somit – anders als bisher – nicht mehr zulässig, die steuerfreien Essensgutscheine ausschließlich über die Buchhaltung („an der Personalverrechnung vorbei“) laufen zu lassen.

▪ Ein funktionierender Datenaustausch zwischen operativen Betriebseinheiten, Buchhaltung und Lohnabteilung muss sicherstellen, dass die Lohnabteilung alle nötigen Informationen für die Lohnkonten- und L16-Erfassung bekommt – insbesondere also, ob und an welche Arbeitnehmer/innen Essensgutscheine in welcher Höhe ausgegeben werden.

▪ Derzeit ist noch nicht abschließend geklärt, ob steuerfreie Essensgutscheinen am Lohnkonto monatsgenau zu erfassen sind, oder ob alternativ auch eine gebündelte Erfassung – z.B. im Dezember für das gesamte Kalenderjahr – zulässig ist. Da der Wortlaut des § 2 Lohnkontenverordnung („in das Lohnkonto aufzunehmen“) kein fortlaufendes Eintragen verlangt, erscheint eine gebündelte Erfassung zumindest vertretbar. Ob sich das BMF dieser Auslegung anschließen wird, bleibt jedoch abzuwarten.

Essensgutscheine: Abgrenzung von Verköstigung am Arbeitsplatz und Essenskostenzuschuss

Die neue Erfassungspflicht in der Personalverrechnung betrifft steuerfreie Essensgutscheine im Sinne des § 3 Abs. 1 Z. 17 lit. b EStG. Sie ist daher abzugrenzen von

▪ steuerfreier Verköstigung (Naturalverpflegung) am Arbeitsplatz im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 17 lit. a EStG (z.B. Betriebskantine), die in der Personalverrechnung weiterhin nicht erfasst werden muss;

▪ Essenskostenzuschüssen (z.B. Geldzuschüssen bzw. Kostenersätzen), die „reguläre“ steuerpflichtige Bezüge darstellen (siehe Randzahl 93 der Lohnsteuerrichtlinien). Anderes gilt nur dann, wenn alle steuerlich vorgesehenen Voraussetzungen für digitale Essensgutscheine vorliegen (siehe Randzahl 95b der Lohnsteuerrichtlinien: persönliche Identifizierung, maximal einmal täglich gültig, exakte Zuordnung, unwiderruflicher Zuschussanspruch).

Die folgende tabellarische Übersicht enthält eine Gegenüberstellung von Essensgutscheinen (Restaurant-, Lebensmittel- und digitale Essensbons), Naturalverköstigungen am Arbeitsplatz und Essenskostenzuschüssen in Geld in Hinblick auf die abgabenrechtliche Behandlung und die Pflicht zur Erfassung in der Personalverrechnung.